Si vous cherchez des moyens d’améliorer votre productivité, vous avez probablement rencontré un concept appelé timeboxing. Même si vous n’avez jamais entendu le terme « timebox » auparavant, vous avez peut-être rencontré d’autres aspects liés au timeboxing, tels que les verrous de calendrier et la technique de la tomate.
Dans tous les cas, le timeboxing est l’une des stratégies de gestion du temps les plus simples mais les plus efficaces. Et dans cet article, vous apprendrez exactement comment appliquer cette technique dans votre vie quotidienne.
Qu’est-ce que Timeboxing ?
Tout d’abord, voyons ce qu’est le timeboxing. Timeboxing est un concept très simple où vous vous donnez un certain temps pour une tâche spécifique. Cela contraste avec la méthode de travail « normale », qui consiste à ne travailler que sur une seule tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Vous pouvez utiliser votre calendrier et ajouter des blocs pour des tâches spécifiques sur votre calendrier, ou vous pouvez simplement utiliser une minuterie pour vous donner une date limite pour votre période.
La façon la plus efficace de le faire est de combiner les deux. Cela signifie ajouter des blocs pour le travail et les déverrouiller sur votre calendrier. Ensuite, notez vos tâches pour les blocs de chaque bloc.
À partir de là, notez vos tâches pour chaque jour. Assurez-vous de ne pas dépasser trois à quatre heures d’activité très concentrée pour une efficacité maximale. Idéalement, le nombre total ne devrait pas dépasser six heures, car vous ne pouvez plus vous concentrer.
Maintenant, jetons un coup d’œil à la façon dont le timeboxing peut augmenter votre productivité un peu plus en détail.
Comment Timeboxing peut augmenter votre productivité
Bien que le timeboxing soit une technique simple de gestion du temps, il a un énorme potentiel pour augmenter la productivité. L’effet sera particulièrement important si vous n’avez pas préalablement surveillé le temps nécessaire à certaines activités.
1. Utilisez la loi de Parkinson
La loi de Parkinson stipule que le temps s’étend avec une tâche en main. Cela signifie que vous avez besoin d’autant de temps pour une tâche que vous lui donnez.
Avez-vous déjà eu un délai très serré et vous êtes-vous demandé comment vous avez réussi à accomplir cette tâche en si peu de temps? D’un autre côté, avez-vous déjà eu un samedi entier sans autre plan que d’aspirer les heures à venir? Habituellement, cela peut prendre une heure. Mais si vous avez toute la journée pour le faire, alors vous aurez probablement besoin de toute la journée pour le faire, non?
Maintenant, avec le timeboxing, vous pouvez en profiter. Donnez-vous une date limite pour terminer une tâche. Même si vous ne le frappez pas au début, cela vous donnera bientôt une bonne mesure du temps qu’il vous faut pour le faire. Si vous avez réglé une minuterie et qu’elle fonctionne sans interruption pendant ce temps, vous le ferez probablement dès que la minuterie s’éteindra.
2. Vous aider à rester concentré
Je recommande fortement de régler une minuterie pour le timeboxing. Bien que l’insertion de blocs dans votre calendrier soit idéale pour vous donner une bonne vue d’ensemble, cela ne vous aidera pas nécessairement à en faire plus en moins de temps. Cependant, le réglage d’une minuterie et la définition d’une date limite pour chaque boîte aideront énormément.
Un autre grand avantage du timeboxing avec une minuterie est qu’il vous aide à rester concentré. La façon la plus simple de commencer est d’utiliser des intervalles courts. Les 25 minutes de la technique Pomodoro (nous y reviendrons dans un instant) sont un excellent point de départ.
Choisissez une courte période de temps, puis travaillez sans interruption pendant cette période. Vingt-cinq minutes, ce n’est rien, et même si vous ressentez une forte envie de faire quelque chose qui vous distrait, poussez simplement à travers ce court laps de temps. Même de courts blocs vous aideront à rester concentré. Et vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez faire en 25 minutes si vous ne vous laissez pas distraire par des distractions ou des interruptions.
3. Prenez le temps dont vous disposez
Un autre grand avantage du timeboxing est qu’il rend le temps que vous avez chaque jour visible. C’est là qu’intervient le verrou du calendrier. Si vous ajoutez des blocs pour les pauses, le temps libre et votre travail, vous verrez rapidement que vous n’avez qu’un certainJe voudrais demander au commissaire s’il est conscient du fait que la Commission n’a pas encore présenté de proposition de directive sur la protection de l’environnement. Ceci est particulièrement utile si vous avez tendance à encombrer votre liste de tâches parce que vous ne savez pas vraiment combien de temps vous aurez besoin pour une tâche particulière.
4. Vous contrôlez votre temps
Le dernier, le principal avantage du timeboxing est que vous contrôlez votre temps. Au lieu de travailler sur une tâche spécifique jusqu’à ce qu’elle soit terminée, vous décidez de manière proactive du temps que vous souhaitez lui accorder.
Prenez le contrôle total du temps que vous souhaitez consacrer à une tâche particulière. Cela signifie que vous êtes responsable de votre travail et de votre vie, et non l’inverse. Au lieu de ne pas savoir à quoi vous attendre un jour donné, créez-le comme vous en avez besoin.
7 conseils pour maîtriser le timeboxing pour la productivité
Ok, maintenant que vous comprenez les avantages du timeboxing, voici sept conseils pour vous aider à maîtriser le timeboxing pour augmenter votre productivité.
1. Le blocage du calendrier est essentiel
Comme mentionné ci-dessus, le verrouillage du calendrier est essentiel pour le timeboxing. Cela vous permet de vraiment mettre votre temps dans un tiroir. De plus, le temps dont vous disposez chaque jour est rendu plus visible. Voici comment cela fonctionne
Utilisez Google Agenda ou une autre application de calendrier à laquelle vous avez accès sur différents appareils. Ajoutez ensuite des blocs de repos et des blocs de loisirs. Cela donne à votre travail une limite prédéterminée à laquelle vous devez ajuster vos tâches.
Une fois que vous obtenez cela, ajoutez au moins un bloc pour les activités très concentrées. Ce blocage devrait durer au moins une heure, de préférence plus, et son but est de vous permettre de travailler sur des tâches qui demandent beaucoup de concentration.
Une fois que vous obtenez cela, ajoutez plusieurs blocs pour les tâches peu folles. Ce sont des tâches qui doivent être faites, mais ce ne sont pas les tâches les plus importantes qui vous font réellement avancer dans votre travail ou votre entreprise. Les tâches à faible concentration les plus courantes sont la vérification et la réponse aux e-mails, ainsi que les tâches administratives.
2. Ajoutez vos tâches aux blocs de calendrier
L’étape suivante consiste à ajouter des tâches aux blocs de calendrier. Cela vous donnera un bon aperçu de ce qu’il faut faire ce jour-là. De plus, c’est un excellent moyen de sauvegarder ces informations à l’avance. Donc, si vous pensez à une tâche qui doit être effectuée un jour particulier, vous pouvez l’ajouter à ce bloc ce jour-là.
Un autre grand avantage des blocs de calendrier est que vous pouvez les rendre récurrents. Définissez ensuite les blocs communs comme récurrents, puis ajoutez les tâches individuelles dans chaque bloc.
3. Déterminez la durée d’une tâche
Eh bien, c’est un conseil très important: déterminez de manière réaliste le temps dont vous avez besoin pour une tâche.
Au début, ce ne sera qu’une supposition. Il suffit de déterminer quelque chose et de voir combien de temps cela a réellement pris. Après quelques répétitions, vous saurez combien de temps il vous faudra pour accomplir cette tâche de manière réaliste.
Par exemple, j’ai besoin d’environ deux tomates ou 50 minutes pour écrire un tel article. La préparation prend une tomate ou 25 minutes, et la modification prend une à deux tomates.
Une fois que vous savez combien de temps vous avez besoin pour une tâche, essayez toujours d’aller un peu plus loin. Par exemple, supposons qu’une analyse Excel prenne 2,5 heures. Une fois que vous savez cela, réglez la minuterie sur deux heures et 20 minutes la prochaine fois. Réduisez-le toujours un peu jusqu’à ce que vous vous retrouviez dans un endroit où il est pratiquement impossible de travailler encore plus vite.
Avec cet add-on timeboxing, vous augmenterez considérablement votre productivité!
4. Réglez toujours une minuterie
Bien sûr, pour garder une trace du temps dont vous avez réellement besoin pour une tâche et pour avoir une échéance, vous avez besoin d’une minuterie. Je recommande fortement de toujours régler une minuterie, quelle que soit la tâche sur laquelle vous travaillez. Cela prendra probablement plus de temps si vous n’utilisez pas de minuterie, simplement parce que vous ne savez pas comment Le temps passe vite.
De plus, il est beaucoup plus facile de se laisser distraire si vous n’avez pas d’horloge indiquant combien de temps il vous reste avant que votre boîte de temps ne soit épuisée.
5. N’autorisez pas les interruptions
Comme mentionné ci-dessus, n’autorisez pas les distractions ou les interruptions pendant une boîte de temps.
Pour augmenter votre productivité, vous avez besoin de blocs où vous pouvez travailler de manière ciblée, et cela ne fonctionne que si vous vous débarrassez de toutes les distractions. Alors, fermez votre boîte de réception, supprimez toutes les notifications, coupez le son de votre téléphone et déplacez-vous dans une autre pièce lorsque vous travaillez. Croyez-moi, ce sera un coup de pouce incroyable à votre productivité.
6. Commencez par la technique de la tomate
La meilleure façon de commencer avec le timeboxing est la technique de la tomate. C’est une technique très simple où vous travaillez pendant 25 minutes, puis prenez une pause de 5 minutes. Vingt-cinq minutes peuvent sembler peu, mais si vous travaillez sans interruption, vous pouvez faire beaucoup.
De plus, ce montant est parfait à surmonter même si vous préférez aller sur les réseaux sociaux ou surfer sur Internet. Il est beaucoup plus facile de dépasser 25 minutes au lieu d’une journée de travail de 8 heures.
C’est pourquoi il est préférable de commencer par cette technique. Assurez-vous de vous lever de votre bureau entre les pomodoros et de prendre une pause plus longue après environ 4 pomodoros. Une fois que vous n’avez aucun problème à travailler pendant 25 minutes à la fois, vous pouvez prolonger la minuterie si plus de temps est alloué à une tâche.
7. Trouvez un ami responsable
Le dernier conseil pour augmenter la productivité avec le timeboxing est de trouver un partenaire responsable.
Le timeboxing, les verrous de calendrier et la technique de la tomate sont d’excellentes techniques pour augmenter la productivité. Mais un ami responsable peut vous aider à vous assurer que vous mettez vraiment vos bonnes intentions en action et que vous continuez avec ce que vous avez dit.
Rejoignez quelqu’un qui vous botte le cul si vous ne vous en tenez pas à vos boîtes de temps.
Dernières réflexions
Timeboxing est une technique de gestion du temps super simple qui augmentera considérablement votre productivité. La meilleure façon de l’utiliser est d’ajouter des blocs à votre calendrier. Ajoutez ensuite vos tâches à vos blocs de travail pour obtenir une bonne vue d’ensemble de ce qu’il faut faire un jour donné.
Déterminez combien de temps vous vous donnez pour chaque activité. Lorsque vous êtes prêt à commencer à travailler sur une tâche, réglez une minuterie. Utilisez la technique de la tomate et déterminez le nombre de tomates dont vous avez besoin pour cette tâche. Ou réglez la minuterie sur la durée exacte spécifiée précédemment, par exemple une heure.
N’autorisez pas les interruptions pendant les boîtes aux lettres de temps. Si vous vous y tenez, vous ferez vos devoirs plus rapidement que jamais.
Photo de Charlz Gutiérrez De Piñeres sur Unsplash