Allez à l’école de commerce et vous l’entendrez encore et encore: ce qui est mesuré, est géré. Souvent attribuée à Peter Drucker, cette maxime s’applique également à la gestion du temps. Si vous ne savez pas comment passer votre temps pendant la journée, comment devriez-vous y faire face?
Quand il s’agit d’être un meilleur gestionnaire de votre temps, il y a des options. L’une de ces options est d’avoir un registre des activités quotidiennes. Le simple fait de regarder comment votre temps est passé vous permet d’être plus productif de diverses façons.
Qu’est-ce qu’un journal d’activité quotidien ?
C’est exactement ce que cela ressemble. C’est un enregistrement écrit de la façon dont vous passez votre temps pour la journée. Cela ne doit pas être confondu avec les feuilles de temps, qui sont utilisées pour la façon dont ce temps est utilisé ou le temps est suivi pour les tâches ou tâches importantes.
Bien que simple par nature, l’utilisation d’un journal des activités quotidiennes peut offrir d’énormes avantages:
- Cela vous aide à comprendre si vous passez du temps sur un travail important ou non.
- Il peut vous aider à suivre vos niveaux d’énergie en étant en mesure de déterminer où vous êtes le plus concentré et énergique pendant la journée.
- Identifiez les activités non essentielles qui ne vous aideront pas à atteindre vos objectifs.
Exemples de journal d’activité quotidien
Pour vous donner une idée de ce à quoi ressemble un journal des activités quotidiennes, voici trois exemples qui peuvent vous donner une idée de ce à quoi elles pourraient ressembler.
Exemple 1
Cet exemple est vague dans le sens où il se concentre sur un seul aspect de la vie de Jonathan : son travail. Néanmoins, un journal des activités quotidiennes suivi d’un examen hebdomadaire peut vous aider à améliorer votre niveau d’énergie et vous indiquer quel travail important vous attend.
Ce journal d’activité quotidien est utile du point de vue de la productivité, car il comprend mieux combien de temps vous devez consacrer à certaines tâches.
Exemple 2
Un enregistrement des activités quotidiennes n’a pas seulement besoin de vos activités. Vous pouvez aussi avoir de petits souvenirs. Réunions à venir, quelques notes générales, rappels pour vérifier les courriels d’intérêt particulier.
En plus de diviser en blocs d’une heure, vous pouvez suivre votre niveau d’énergie et voir où vous avez le plus d’énergie.
Exemple 3
Le dernier exemple de journal d’activité quotidien est plus qu’une chronologie. Il est plus large mais toujours fonctionnel avec quelques touches générales.
Si vous notez combien de temps est consacré à certaines activités, vous pouvez diviser votre temps en blocs. À partir de là, vous pouvez voir comment vous pouvez être plus efficace et combien de temps il vous reste à partir du moment de la journée.
Où enregistrer vos activités quotidiennes
Vous avez deux options pour enregistrer vos activités quotidiennes : physique ou numérique. Selon les exemples publiés ci-dessus, il n’y a pas de « bonne façon » de créer un enregistrement des activités quotidiennes.
Cependant, il n’y a pas de moyen correct d’afficher l’enregistrement des activités quotidiennes. Ce sont des préférences personnelles.
Enregistrement numérique
Pour certaines raisons, de nombreuses personnes préfèrent enregistrer leurs activités dans un calendrier ou un logiciel de productivité. Ces raisons sont les suivantes :
1. Accessibilité
Qui veut garder un agenda où qu’il aille ? Plusieurs applications de suivi quotidien ont un suivi numérique. Cela signifie qu’ils peuvent automatiser une grande partie du processus de suivi pour vous.
Couplé avec le fait que vous avez toujours votre téléphone, l’accessibilité est de premier ordre. Vous pouvez également afficher sur votre ordinateuroù vous pouvez analyser les données.
2. Adaptation
Vous voulez voir vos activités sous forme de calendrier ou de liste ? Aimez-vous les catégoriser? Par type, participant, chronologie ou autre chose ? Les codez-vous en couleur? Les outils d’enregistrement numérique des activités vous mettent aux commandes. Si vous changez d’avis sur un design ou un choix de couleur, vous pouvez toujours le changer plus tard.
3. Coûts
Le marché des journaux d’activité quotidiens est énorme avec autant de planificateurs disponibles pour les consommateurs. Certains d’entre eux sont bon marché, mais une fois que vous commencez à chercher des planificateurs à couverture rigide ou plus uniques, vous dépenserez plus.
Il est compréhensible de payer plus pour vous encourager à vous y habituer. Mais ce n’est pas laLa méthode la plus efficace.
« L’une des meilleures choses que vous puissiez faire est d’entrer dans un magasin et de toucher, de sentir et de vraiment regarder le planificateur », explique Jackie Reeve, qui écrit pour le projet Wirecutter du New York Times.
La numérisation est plus intelligente car la plupart des outils de suivi numérique sont gratuits. Certains offrent des versions payantes avec plus de fonctionnalités, mais même celles-ci sont compétitives avec les planificateurs papier reliés.
Cependant, tout le monde n’utilise pas de logiciel pour enregistrer ses activités quotidiennes. Qu’est-ce que les planificateurs papier aiment chez eux?
Enregistrement physique
Tout comme certaines personnes préfèrent les livres imprimés aux livres électroniques, d’autres préfèrent enregistrer leurs activités quotidiennes sur papier. Cette option présente certains avantages qui méritent d’être pris en compte.
1. Stockage
La recherche suggère que le fait d’écrire les choses nous aide à les mémoriser. Si vous souhaitez mémoriser une nouvelle routine, un planificateur de tâches papier peut être votre meilleur choix.
En comparaison, si vous êtes quelqu’un qui reçoit beaucoup de notifications sur votre téléphone, vous pouvez devenir désensibilisé. Par conséquent, vous pouvez ignorer les rappels de l’application de journal d’activité quotidien.
2. Protection des données
Bien que les éditeurs de logiciels dépensent beaucoup pour la sécurité des données, des violations de données se produisent toujours. Si vous craignez que votre emploi du temps ou vos activités ne soient divulgués à la mauvaise personne, un planificateur papier pourrait être le bon choix.
Gardez à l’esprit que l’enregistrement papier met plus de responsabilités sur vos épaules. Personne ne lira votre journal d’activité si vous le conservez dans un coffre-fort. Mais en même temps, comment allez-vous y accéder?
3. Visibilité
Pour accéder à votre tracker d’activité numérique, vous devez y réfléchir, ouvrir l’application sur votre téléphone ou votre ordinateur et vous connecter. Si vous affichez un document papier au bon endroit, tout ce que vous avez à faire est de l’examiner.
Pour cette raison, de nombreux gens d’affaires ont encore un calendrier papier sur leur bureau, même s’ils gardent également un calendrier numérique. Rien ne secoue l’esprit comme une mémoire visuelle.
Une fois que vous avez décidé où entrer les données d’activité, vous devez les enregistrer et les analyser. Pratiquez le temps dont vous avez besoin pour revoir mes six conseils pour le faire.
Les meilleures applications pour la surveillance quotidienne des journaux d’activité
Comme les entreprises ont voulu suivre le temps des employés pendant des années, les applications de journal d’activité quotidienne ont inondé le marché. Il existe plusieurs options qui sont utiles pour les entreprises, mais elles peuvent également être utiles pour le temps personnel des gens.
Certaines des applications les plus importantes sur le marché sont:
5 conseils pour contrôler vos activités quotidiennes
Certaines activités sont plus faciles à enregistrer que d’autres. La conférence numérique, telle que la vidéoconférence, peut déjà être incluse dans votre calendrier en raison de l’invitation que vous envoyez. D’autres, comme cette randonnée dans le désert que vous avez faite sur un coup de tête, peuvent nécessiter une planification et une évaluation.
Ici vous commencez:
1. Réduire les limites de temps par minute
Si vous gardez une trace de votre temps, il est facile d’arrondir avec la méthode papier. Vous commencez une tâche à 15:23 et décidez si vouse à 15 h 20 ou 15 h 25. Pour les produits numériques, vous pouvez oublier de demander à l’application d’arrêter le suivi ou de suivre quelque chose.
Bien que cela ne semble pas être un gros problème, certaines incohérences fausseront le journal d’activité et les données.
Les prises de vue négligentes deviennent un problème encore plus important lorsque vous devez analyser la façon dont vous passez votre temps. Si toutes les tâches de cinq minutes pour vérifier et vérifier les e-mails sont désactivées pendant deux minutes, un scénario se produit où vous pensez passer beaucoup de temps à vérifier vos e-mails.
La réalité est que vous ne l’êtes pas, et vous avez travaillé sur la tâche suivante depuis le début et ne l’avez pas enregistrée.
2. Prenez note des irrégularités
La vie est pleine de surprises et quelle que soit la méthode choisie, vous devez en tenir compte. Votre fils, votre fille ou votre petit ami à fourrure vous a-t-il distrait lorsque vous avez terminé cet e-mail de suggestion? Gardez cela à l’esprit afin de ne pas être surpris plus tard dans la semaine que vous avez passé plus de temps que prévu sur certaines tâches.
Si vous suivez la route du papier, essayez de ne pas graver avec un stylo. Il est rare qu’une journée passe sans que je fasse une sorte de correction à mon emploi du temps ou que j’ajoute plus de notes. Les trackers numériques ne rencontrent pas ce problème car vous pouvez les modifier et les mettre à jour à votre guise.
Quand il s’agit de suivre votre temps, le « pourquoi » est tout aussi important que le « quand » et « combien de temps ». Vous devez savoir pourquoi certaines tâches ont pris plus ou moins de temps que prévu si vous voulez devenir gestionnaire de temps.
3. Demander des corrections
Peu importe à quel point vous êtes méticuleux, tout le monde fait des erreurs. Si vous enregistrez une activité de groupe, qu’il s’agisse d’une campagne marketing au travail ou de la préparation d’un dîner à la maison, demandez aux autres membres du groupe d’écrire les heures de début et de fin.
Sur la base de ce qu’ils disent, vous pouvez dire si vous étiez sur le panneau, combien de temps cela a pris quelque chose ou l’a éteint. Plus les gens participent, plus leur temps sera précis.
Votre temps record est susceptible d’être légèrement différent de celui de vos partenaires. Le plus important n’est pas le bon moment, mais l’identification des types d’activités où des écarts se produisent souvent. Les activités qui ne sont pas enregistrées correctement ne peuvent pas être analysées ou exécutées de manière fiable.
4. Sauvegarde des données
Quelle est la qualité de votre mémoire? Pourriez-vous réciter le dernier mois de votre journal d’activité s’il a été perdu ou volé? Probablement pas.
Si vous utilisez un tracker d’activité papier, prenez une photo chaque semaine. Téléchargez des photos sur une solution de stockage en nuage comme Google Drive.
Si vous utilisez un périphérique numérique, sauvegardez le journal d’activité sur un périphérique de stockage local. Vous ne savez jamais quand l’entreprise derrière votre tracker va échouer.
Tout cela est important car vous pouvez afficher des données plus anciennes et voir les modifications que vous avez apportées au fil du temps. Il peut également être utile de noter, s’il n’y a pas de changements, cela peut indiquer pourquoi.
5. Plongez plus profondément dans les données
Une fois que vous avez un mois ou plus de données d’activité et que vous êtes sûr qu’elles ont été enregistrées correctement, le plaisir commence. Vous pouvez faire un meilleur usage de votre temps en analysant comment vous l’avez dépensé.
La façon dont vous répartissez vos données dépend de ce que vous souhaitez recevoir.
Peut-être avez-vous juste besoin d’un certain nombre d’heures facturables à la fin de chaque mois. C’est simple : il suffit d’additionner toutes les tâches que vous avez effectuées pour vos clients au cours des quatre dernières semaines.
Si vous voulez savoir combien de temps vous avez passé à faire de l’exercice, trouvez les moments que vous avez passés avec une marche ou un vélo, la salle de gym ou les étirements.
Lorsque vous utilisez le journal d’activité pour améliorer votre vie personnelle, vous devez penser à vos intérêts et à vos idéaux. Votre routine matinale vous laisse-t-elle toujours assez de temps pour le petit-déjeuner? Sinon, vous devrez peut-être vous réveiller plus tôt.
Votre emploi rémunéré vous oblige-t-il à travailler plus de 40 heures par semaine? Il est donc peut-être temps de chercher un nouveaun à rechercher.
Journal d’activité quotidien téléchargeable
Pour ceux qui préfèrent la sensation du papier ou qui veulent utiliser des feuilles de calcul, il existe plusieurs modèles de journaux d’activité téléchargeables. Pour obtenir des exemples de journaux d’activité, reportez-vous à la section Modèles Word Online.
Faire plus, mieux
Sa routine ne semble pas être quelque chose de spécial. Mais si vous enregistrez vos activités quotidiennes, vous verrez que vous faites beaucoup de choses tous les jours.
Pour mieux gérer votre temps, éliminer les tâches inutiles ou effectuer les tâches existantes plus efficacement, vous devez garder une trace de votre temps. Les possibilités d’optimisation sont là : il suffit de commencer à les identifier.
Photo de Alexa Williams sur Unsplash