Aujourd’hui, il existe d’innombrables techniques de productivité conçues pour vous aider à travailler avec une efficacité maximale. Parmi celles-ci, peu sont mieux connues et plus répandues que la technique de la tomate. Il s’agit d’un système de gestion du temps qui suggère de diviser les activités de travail en blocs de 25 minutes et de prendre des pauses entre eux.
L’idée tourne autour de l’idée qu’après 25 minutes de travail continu, la plupart des gens perdent leur concentration et ont besoin d’un nouveau départ pour rester productifs. Mais il y a un problème avec cette idée : il n’y a pas deux tâches identiques. Et en plus, ce n’est pas deux personnes non plus ! Cela signifie qu’un système de productivité unifié n’est peut-être pas la meilleure solution pour tout le monde.
Mais il existe une alternative qui offre plus de flexibilité et vous permet de l’adapter à vos cas d’utilisation spécifiques. C’est ce qu’on appelle Flowtime Technique, et voici tout ce que vous devez savoir pour l’utiliser et en faire plus.
Qu’est-ce que la technique Flowtime ?
La technique de l’écoulement, bien qu’elle ne soit pas aussi connue que la technique de la tomate, existe depuis un certain temps. À bien des égards, il est un descendant direct de Pomodoro. Il est né d’une idée de Zoe Read-Bivens, et elle l’a vu comme un moyen de remédier à certaines des lacunes qu’elle a rencontrées dans l’application de la technique de la tomate.
Il a constaté que le fait de s’en tenir à des morceaux de travail de 25 minutes perturbait souvent son flux, le sentiment d’immersion dans une tâche particulière, et finissait par affecter sa productivité plutôt que de l’améliorer. Pour résoudre le problème, il a essayé de créer un système qui maintient les aspects bénéfiques de la technique de la tomate en lui permettant d’entrer et de rester dans un flux positif.
Les bases de la technologie flowtime
Pour commencer avec la technique du temps de flux, vous devez d’abord créer une feuille de temps qui vous aidera à gérer vos tâches quotidiennes. Vous pouvez le faire avec une feuille de calcul ou à la main, selon ce qui vous convient le mieux. Dans l’en-tête de feuille de temps, ajoutez les en-têtes de colonne suivants :
- Nom de l’entreprise
- Temps d’accélération
- Heure
- Pauses
- Durée du travail
- Temps de pause
Les feuilles de temps sont le principal moyen de suivre les tâches quotidiennes et de configurer un flux qui vous convient le mieux. Après l’installation, procédez comme suit:
1. Sélectionnez une activité
Tout d’abord, sélectionnez une tâche que vous souhaitez effectuer. Il devrait être spécifique et quelque chose que vous pouvez raisonnablement compléter dans le temps dont vous disposez. En d’autres termes, ne choisissez pas une tâche comme « peindre ma maison ». Choisissez quelque chose comme « Peignez la porte d’entrée de ma maison ». Si vous choisissez une tâche trop large, vous aurez du mal à rester fidèle au travail. Essayez donc de décomposer ce que vous faites en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.
2. Commencez à travailler sur votre tâche
L’étape suivante consiste à commencer à travailler sur votre tâche. Commencez par lister la tâche sur laquelle vous allez travailler dans le champ de feuille de temps correspondant. Ensuite, indiquez l’heure à laquelle vous commencez à travailler. Une fois que vous avez commencé votre tâche, la seule règle que vous devez garder à l’esprit est que le multitâche n’est pas autorisé. Cela vous aidera à vous concentrer sur ce que vous devez faire et à minimiser les distractions que vous vous êtes imposées.
3. Travaillez jusqu’à ce que vous ayez besoin d’une pause
Vous pouvez ensuite travailler sur la tâche répertoriée aussi longtemps que vous le souhaitez. Si vous vous sentez fatigué après 15 minutes, faites une pause. Si vous entrez dans une ornière productive, perdez la notion du temps et finissez par travailler pendant une heure, c’est bien.
L’idée est de connaître vos modèles et de travailler sur les segments qui vous conviennent le mieux. Si vous ne vous concentrez pas bien sur des tâches spécifiques, travaillez-y pendant moins de temps. Si vous êtes immergé dans d’autres types d’activités, maximisez votre production en travaillant aussi longtemps que vous vous sentez capable de rester concentré.
Vous constaterez probablement que la période la plus longue que vous pouvez tenir est d’environ 90 minutes. Cela correspond à son rythme ultradien, qui alterne leles périodes de vigilance et de repos que notre cerveau connaît tout au long de la journée.
Il existe de nombreuses études de cas montrant que des pauses régulières augmentent la productivité. C’est l’une des raisons pour lesquelles les pauses obligatoires font partie de la technique de la tomate. Mais il est prouvé que l’approche moins structurée de Flowtime en matière de pauses fonctionne tout aussi bien. Une entreprise de technologie qui a récemment demandé à ses employés de prendre des pauses horaires alors que la productivité augmentait de 23% sans avoir besoin d’un mandat.
4. Faites une pause appropriée
Si vous décidez que vous devez faire une pause, continuez à le faire. Assurez-vous simplement d’écrire votre temps d’arrêt sur votre feuille de temps au bon endroit. Vous pouvez prendre une pause longue ou courte autant que vous le souhaitez, mais n’abusez pas des privilèges. Sinon, il ne faudra pas longtemps pour que vos pauses prennent la plupart de votre temps.
En règle générale, essayez de prendre une pause de cinq minutes pour chaque 25 minutes de travail et augmentez la période de repos proportionnellement pour les heures de travail plus longues. Vous devriez utiliser une minuterie pour vous assurer de revenir à votre tâche au bon moment. Et lorsque la pause est terminée, n’oubliez pas d’enregistrer l’heure à laquelle vous avez repris le travail et d’indiquer la durée de la pause que vous avez faite.
5. Notez les distractions dès qu’elles se produisent
En travaillant, il y aura toujours des moments où vous serez distrait. Il peut prendre la forme d’un appel téléphonique, d’un courriel urgent ou même d’un désir d’utiliser la salle de bain. Lorsque ces événements se produisent, notez-les dans la colonne d’interruption de la feuille de temps. Faites de votre mieux pour garder les distractions courtes, mais n’essayez pas de les bloquer.
La raison en est que vous avez peu de chances de réussir, et parfois les choses qui vous distraient ont une priorité plus élevée que celle sur laquelle vous travaillez. Par conséquent, il est important de gérer les distractions comme bon vous semble, plutôt que d’essayer simplement de les surmonter.
6. Répétez jusqu’à ce que le travail soit terminé
Tout ce que vous avez à faire est de répéter les étapes ci-dessus jusqu’à ce que les tâches sur lesquelles vous travaillez soient terminées. Lorsque vous terminez chaque tâche, notez le temps d’arrêt final. Si vous le souhaitez, vous pouvez calculer (et compléter) votre temps de travail total lorsque vous terminez une tâche, ou vous pouvez faire tous les calculs à la fin de la journée en même temps.
Tout ce qui compte, c’est que vous ne laissiez aucune lacune dans le suivi du temps. Une fois vos feuilles de temps remplies, elles deviennent une ressource qui améliore votre capacité à créer un horaire de travail qui maximise votre production quotidienne.
Comment faire avec les feuilles de temps
Bien que l’acte d’enregistrer vos heures de travail et de repos vous aide à rester en affaires tous les jours, il y a une autre raison importante pour laquelle vous le faites. C’est que vos feuilles de temps vous montrent progressivement comment créer un horaire quotidien idéal pour vous.
Alors, à la fin de chaque semaine, prenez le temps de comparer vos feuilles de temps. Vous pouvez voir comment certains modèles émergent. Par exemple, vous constaterez peut-être que les heures de travail plus longues se produisent généralement avant le déjeuner ou que certaines parties de la journée ont tendance à être remplies de distractions. Avec ces informations, vous pouvez planifier les prochains jours plus efficacement.
En général, vous devriez regrouper vos tâches les plus importantes dans les moments les plus productifs. Par exemple, si vous regardez les dossiers immobiliers détaillés, vous pouvez prendre le temps de le faire si vous savez que vous pouvez vous concentrer sans interruption.
Au lieu de cela, vous devez planifier le travail le moins critique aux moments où vous êtes le plus susceptible d’être interrompu pendant le travail. Donc, si vous avez besoin de temps pour répondre aux courriels ou aux appels, vous savez exactement quand le faire. Cela vous rendra non seulement plus productif, mais éliminera également les erreurs dans votre travail.
Principales similitudes entre Flowtime et Tomate
Si vous utilisez leSi vous êtes familier avec la technique de la tomate, vous avez peut-être remarqué certaines similitudes avec la technique d’écoulement. Comme mentionné précédemment, c’est intentionnel. La technique Flowtime a été spécialement conçue pour maintenir trois caractéristiques critiques de la technique de la tomate, à savoir:
1. Suivi précis du temps
L’une des raisons pour lesquelles la technique de la tomate est si efficace pour beaucoup de gens est qu’elle crée un système rigide pour faciliter le suivi du temps. En divisant vos activités professionnelles en segments de 25 minutes, vous devenez très conscient des activités qui vous attendent et de l’utilisation de votre temps. Cela ne fera que vous éviter un temps précieux, car vous devez tenir compte de chaque minute. Cet avantage est également offert par la technologie flowtime.
2. Éliminez le multitâche
Avec la technique de la tomate, vous devez sélectionner une activité sur laquelle vous souhaitez travailler et utiliser une minuterie de 25 minutes pour mesurer chaque période de travail. Cela fait un excellent travail pour vous garder en affaires parce que vous savez ce que vous voulez accomplir à partir du moment où vous réglez la minuterie, donc vous ne vous éloignerez probablement pas d’une autre tâche.
Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’utiliser une minuterie avec la technique de temps de flux, le fait de commenter la tâche effectue la même tâche. Parce que vous savez que vous allez suivre le temps que vous passez à travailler sur une chose particulière, vous avez tendance à vous en tenir à votre tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou qu’il soit temps de faire une pause.
3. Facilitez les pauses
L’épuisement professionnel est l’un des plus grands tueurs de productivité, et de nombreuses données montrent que les pauses sont essentielles pour maintenir des performances optimales. C’est le vrai secret du succès de la technique Pomodoro : elle rend les pauses obligatoires et inévitables.
La technique du temps d’écoulement, en comparaison, insiste également pour que vous preniez des pauses. Cela ne vous les force pas jusqu’à ce que vous soyez prêt à en prendre un. De cette façon, une autodiscipline supplémentaire est nécessaire pour réussir avec la technique du temps d’écoulement. Mais si vous pouvez obéir à une minuterie, il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas apprendre à obéir aux signaux que votre corps vous envoie quand il a besoin d’une pause.
Dernières réflexions
À la fin de la journée, vous pouvez réussir avec la technique de la tomate. Après tout, il y a une raison pour laquelle il est si populaire. Mais si vous l’utilisez depuis un certain temps et que vous luttez contre ses structures rigides, vous n’êtes pas seul. Envisagez donc d’essayer la technique du temps d’écoulement pendant au moins une semaine ou deux. Vous constaterez peut-être que cela correspond beaucoup mieux à votre style de travail et que vous obtenez encore plus de travail que jamais auparavant.
Photo de Brad Neathery sur Unsplash